- Chức năng
– Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo NEPC trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành và thực hiện công tác Kế hoạch của Nhà trường.
– Tham mưu, giúp việc cho Lãnh đạo NEPC trong việc quản lý, chỉ đạo, điều hành và thực hiện công tác Đầu tư xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị, mua sắm thường xuyên và dịch vụ khác phục vụ công tác đào tạo của Nhà trường.
– Tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các chủ trương, biện pháp về:
+ Công tác tuyển sinh và truyền thông.
+ Công tác xây dựng và quản lý kế hoạch đào tạo, tổ chức học lại.
+ Công tác thi, kiểm tra.
+ Công tác kiểm tra đánh giá chất lượng nhà giáo.
+ Công tác xây dựng chương trình, giáo trình.
+ Công tác quản lý cấp bằng, chứng chỉ các ngành, nghề đào tạo theo quy định.
+ Công tác tự đánh giá chất lượng và bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
+ Công tác Công nghệ thông tin.
+ Công tác quản lý học sinh sinh viên.
+ Công tác quản lý thư viện, phòng học tin, phòng làm việc của phòng
– Thực hiện nhiệm vụ nghiệp vụ chuyên môn của phòng đã được phê duyệt.
- Nhiệm vụ
2.1. Công tác kế hoạch.
– Chủ trì nghiên cứu, xây dựng, lập và trình duyệt phương hướng, mục tiêu, chiến lược phát triển, kế hoạch trung hạn, dài hạn và trong từng thời kỳ của NEPC.
– Chủ trì tổ chức xây dựng triển khai, quản lý và theo dõi kế hoạch tổng thể NEPC hàng năm trình EVNNPC phê duyệt bao gồm:
+ Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn và mua sắm TSCĐ;
+ Kế hoạch Đào tạo dài hạn, ngắn hạn;
– Chủ trì tổ chức xây dựng triển khai, quản lý và theo dõi kế hoạch nội bộ NEPC hàng năm bao gồm:
+ Kế hoạch sửa chữa thường xuyên;
+ Kế hoạch mua sắm VTTB, CCDC… phục vụ công tác đào tạo.
– Chủ trì xây dựng báo cáo đình kỳ, đột xuất trình Hiệu trưởng duyệt, gửi EVNNPC và các đơn vị quản lý liên quan về công tác kế hoạch của NEPC.
– Đối với hợp đồng đào tạo với EVNNPC: xây dựng khối lượng, dự toán, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng đào tạo, tập hợp hồ sơ và xây dựng quyết toán (Biên bản nghiệm thu khối lượng tổng thể, phối hợp với các Ban của EVNNPC bảo vệ giá trị quyết toán); Lưu trữ hồ sơ, minh chứng đào tạo theo phân cấp.
2.2. Công tác Đầu tư xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị.
– Chủ trì lập và trình duyệt chủ trương đầu tư, phương án đầu tư, danh mục kế hoạch ĐTXD. Lập kế hoạch tổng thể thực hiện các công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư đảm bảo các chỉ tiêu hiệu quả trình Hiệu trưởng phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
– Chủ trì, phối hợp với Phòng TCKT xây dựng kế hoạch xin cấp vốn ĐTXD.
– Chủ trì thực hiện toàn bộ các nội dung công tác đầu tư xây dựng, mua sắm vật tư thiết bị, công cụ dụng cụ, VPP, dịch vụ khác; Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện công tác đấu thầu, lập hợp đồng mua sắm vật tư thiết bị phục vụ đào tạo, sửa chữa lớn và các công trình đầu tư xây dựng.
2.3. Công tác mua sắm thường xuyên và dịch vụ khác phục vụ công tác đào tạo.
– Chủ trì lập và trình duyệt chủ trương mua sắm thường xuyên và dịch vụ khác, danh mục kế hoạch mua sắm thường xuyên và dịch vụ khác. Lập kế hoạch tổng thể thực hiện việc mua sắm thường xuyên và dịch vụ khác đảm bảo các chỉ tiêu hiệu quả trình Hiệu trưởng phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
– Chủ trì thực hiện toàn bộ các nội dung công tác mua sắm thường xuyên và dịch vụ khác phục vụ công tác đào tạo; Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện công tác đấu thầu, lập hợp đồng mua sắm mua sắm thường xuyên và dịch vụ khác phục vụ đào tạo.
2.4 Tham gia, hướng dẫn các đơn vị chuyên môn trong các nội dung công việc liên quan đến công tác lập kế hoạch bộ phận.
2.5. Công tác tuyển sinh
– Xây dựng các văn bản quản lý (hướng dẫn, kế hoạch, …) các hoạt động về tuyển sinh phù hợp với chiến lược phát triển của NEPC theo từng giai đoạn;
– Lập kế hoạch tư vấn tuyển sinh và phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra;
– Xây dựng kế hoạch và tập huấn đội ngũ tham gia tư vấn tuyển sinh hằng năm (cán bộ tư vấn, chuyên viên, cộng tác viên sinh viên);
– Tích cực mở rộng hợp tác với các đơn vị ngoài trường nhằm thu hút nguồn tuyển sinh;
– Triển khai công tác tổ chức tuyển sinh theo chỉ đạo của Hội đồng tuyển sinh.
– Tổ chức nội dung và cập nhật thông tin tuyển sinh trên các công cụ truyền thông tuyển sinh của Trường;
– Biên soạn và in ấn các ấn phẩm tuyển sinh;
– Tổ chức các chương trình tư vấn tuyển sinh (gồm các kênh tư vấn tuyển sinh, sự kiện, truyền thông…);
– Xây dựng, phát triển mối quan hệ với các đối tác nhằm quảng bá, thu hút người học và các khách hàng tiềm năng;
– Xây dựng, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu nguồn tuyển sinh cho các chương trình;
– Điều tra, khảo sát, đánh giá hiệu quả các kênh marketing và hiệu quả tuyển sinh của từng chương trình để đề xuất với Hiệu trưởng các giải pháp kịp thời;
– Hỗ trợ công tác tuyển sinh đào tạo ngắn hạn;
2.6. Công tác truyền thông
– Lập kế hoạch truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài nhằm không ngừng quảng bá thương hiệu và nâng cao uy tín NEPC trình Hiệu trưởng phê duyệt;
– Tổ chức và triển khai truyền thông hiệu quả, phù hợp với xu thế truyền thông hiện đại;
– Xây dựng, quản trị, cập nhật thông tin, và chịu trách nhiệm về nội dung website, mạng xã hội của NEPC. Thường xuyên hỗ trợ và phối hợp các đơn vị nhằm đẩy mạnh hoạt động truyền thông nội bộ và bên ngoài của NEPC;
– Tổ chức thực hiện và phát hành các ấn phẩm truyền thông của NEPC (ấn phẩm, video, quảng cáo, …); chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nội dung, hình thức truyền thông;
– Quản lý, giám sát và chịu trách nhiệm việc thực hiện quy định về các hoạt động thông tin, tuyên truyền trên hệ thống mạng của Nhà trường; quản lý các tài khoản trên mạng, theo dõi các sự kiện liên quan đến hoạt động của NEPC; thường xuyên theo dõi và cảnh báo rủi ro truyền thông cho Ban Giám hiệu; tham mưu cho BGH xử lý khủng hoảng truyền thông (nếu có); và chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến truyền thông.
– Tổng hợp, thống kê và báo cáo kết quả thực hiện các nội dung liên quan đến công tác đảm bảo chất lượng theo yêu cầu.
– Tham mưu cho BGH về việc cung cấp thông tin truyền thông đảm bảo chính xác, bảo mật, an toàn dữ liệu thông tin.
2.7. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy dài hạn và hàng năm của Trường.
– Xây dựng kế hoạch đào tạo toàn khoá các lớp cao đẳng, trung cấp, sơ cấp theo từng ngành, nghề trình Hiệu trưởng phê duyệt trước khi thực hiện.
– Căn cứ kế hoạch toàn khoá, xây dựng tiến độ thực hiện kế hoạch giảng dạy theo năm, chung cho các khoá, lớp (trình Hiệu trưởng phê duyệt). Bổ sung, điều chỉnh kịp thời tiến độ, kế hoạch khi có lớp mới phát sinh ngoài kế hoạch dự kiến.
– Tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy đã được phê duyệt: chủ trì lập thời khoá biểu của các lớp; phối hợp với các đơn vị liên quan để triển khai, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch. Thường xuyên rà soát, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện tiến độ, kế hoạch (đột xuất và định kỳ 06 tháng/lần).
– Lập các biểu bảng về công tác giáo vụ, dạy và học, thực hành, thực tập, theo dõi, tổng hợp, đánh giá chất lượng các hoạt động đào tạo, thống kê, làm báo cáo theo quy định của các bộ, ngành và các đơn vị liên quan.
– Xây dựng kế hoạch và tổ chức học lại cho HSSV nợ môn học/mô đun.
– Tổ chức triển khai cho HSSV cuối khoá đi thực tập tốt nghiệp.
– Đề xuất ban hành quy định về việc tổ chức thi, kiểm tra của Trường trên cơ sở Quy chế thi, kiểm tra và công nhận tốt nghiệp trong giáo dục nghề nghiệp chính quy do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành.
– Đối với thi tốt nghiệp: Thực hiện các công việc: (i) Lập kế hoạch thi; (ii) Xét điều kiện dự thi/điều kiện tốt nghiệp; (iii) Chuẩn bị danh sách thi, các điều kiện phục vụ thi lý thuyết, thủ tục thi thực hành trình Hội đồng thi tốt nghiệp.
– Đối với thi kết thúc môn học, mô đun: (i) Lập kế hoạch, giám sát các đơn vị tổ chức thi theo kế hoạch bảo đảm đúng quy định; (ii) Phối hợp với các đơn vị tổ chức thi phần trắc nghiệm (lập phòng thi, hỗ trợ kỹ thuật, trích xuất và xác nhận kết quả thi trắc nghiệm).
– Quản lý kết quả học tập của HSSV (điểm thi, tổng kết môn học, mô đun; điểm thi tốt nghiệp của HSSV các lớp).
– Tổ chức các Hội thi cho nhà giáo và học sinh sinh viên các cấp.
2.8. Công tác kiểm tra đánh giá chất lượng nhà giáo
– Lập kế hoạch và phối hợp với các đơn vị tổ chức thanh kiểm tra, dự giờ đánh giá chất lượng nhà giáo giáo dục nghề nghiệp.
– Giám sát việc thực hiện việc lên lớp giảng dạy của nhà giáo, việc ghi chép sổ sách và thực hiện các thủ tục chuyên môn, nghiệp vụ của nhà giáo giáo dục nghề nghiệp.
– Hàng năm tổ chức rà soát, xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhà giáo.
– Tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng: đào tạo sau đại học, đào tạo đại học, bồi dưỡng chuyên đề, thăm quan thực tế,…
– Phối hợp với Phòng Tài chính kế toán hoàn thiện hồ sơ chứng từ thu chi, hợp đồng đào tạo bồi dưỡng nhà giáo theo quy định.
2.9. Công tác xây dựng chương trình, giáo trình
– Hàng năm, lập kế hoạch tổ chức rà soát, chỉnh sửa chương trình, giáo trình, học liệu các ngành, nghề đã ban hành.
– Căn cứ định hướng, mục tiêu và nhiệm vụ của trường, chủ động lập kế hoạch đề xuất và tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình các ngành, nghề mới để đăng ký bổ sung hoạt động giáo dục nghề nghiệp.
2.10. Công tác quản lý cấp bằng, chứng chỉ các ngành, nghề đào tạo theo quy định
– In các loại văn bằng, chứng chỉ đào tạo đối với HSSV hệ đào tạo dài hạn và học viên đào tạo ngắn hạn theo quy định.
– Quản lý bằng, chứng chỉ:
+ Lập sổ theo dõi cấp bằng, chứng chỉ.
+ Tổ chức cấp bằng, chứng chỉ cho HSSV/học viên tốt nghiệp.
+ Lập báo cáo việc quản lý bằng, chứng chỉ gửi về các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.
2.11. Công tác tự đánh giá chất lượng và bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp
– Đầu mối triển khai công tác tự đánh giá chất lượng và bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp theo quy định:
+ Lập kế hoạch; đề xuất kiện toàn Hội đồng tự đánh giá chất lượng và bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch tự đánh giá chất lượng và bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
+ Lập báo cáo tự đánh giá chất lượng và bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp gửi về các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.
– Liên hệ với Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp về việc triển khai hồ sơ, biểu mẫu, tập huấn, hướng dẫn tổ chức thực hiện tự đánh giá chất lượng và bảo đảm chất lượng cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
2.12. Công tác quản lý học sinh sinh viên.
– Lập kế hoạch, quản lý, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện nội quy sinh hoạt ký túc xá, nếp sống văn minh của HSSV theo quy định về công tác HSSV của Nhà trường.
– Tổ chức họp/tập trung phổ biến các nội dung liên quan đến công tác đào tạo, công tác kỷ luật, nền nếp học tập, việc chấp hành nội quy tại KTX/ trên lớp học, triển khai kê hoạch đào tạo, triển khai các hoạt động phong trào, tuyển sinh, tuyển dụng, chính sách ưu tiên/hỗ trợ của nhà nước đối với HSSV, hướng nghiệp, tư vấn nghề nghiệp cho HSSV,…
– Tiếp nhận thông tin về việc chấp hành kỷ luật và nền nếp học tập trên lớp/ KTX, cập nhật điểm danh và kết quả học tập. Thực hiện việc đánh giá, phân loại sinh viên theo quy định. Theo dõi, họp xét đề nghị khen thưởng/kỷ luật sinh viên.
– Liên hệ với phụ huynh HSSV để: (i) Thông tin đến phụ huynh về việc chấp hành quy định học tập trên lớp, nội quy ký túc xá,… của HSSV; (ii) Phối hợp và đề nghị phụ huynh phối hợp trong việc giáo dục ý thức chấp hành kỷ luật và học tập của HSSV; (iii) Giải quyết các sự vụ liên quan đến HSSV thuộc phạm vi quản lý của nhà trường.
– Nắm bắt tình hình diễn biến tư tưởng của HSSV; đề xuất biện pháp, kế hoạch, tổ chức học chính trị – tư tưởng, nghị quyết, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Tổ chức học tập giáo dục đầu khóa cho HSSV.
– Phối hợp với Đoàn thể tổ chức các hoạt động VHVN, TDTT, công tác xã hội, giáo dục ngoại khóa,… theo quy định về công tác HSSV.
– Làm thẻ HSSV cho các hệ đang đào tạo dài hạn tập trung tại trường.
– Hoàn thiện bộ máy tổ chức của các lớp sau khi nhập học gồm: Ban cán sự và Ban chấp hành chi đoàn lâm thời của lớp.
– Hướng dẫn, hỗ trợ sinh viên thực hiện thủ tục hưởng các chế độ chính sách đối với học sinh sinh viên của nhà nước theo quy định. Xác nhận giấy tờ cho HSSV thực hiện các thủ tục hành chính tại địa phương.
– Tiếp nhận và hỗ trợ HSSV giải quyết các vấn đề liên quan đến sinh hoạt tại KTX, các vấn đề liên quan đến học tập/ các thủ tục hành chính khác theo quy định.
2.13. Công tác quản lý thư viện, phòng học, phòng làm việc.
– Tiếp nhận và quản lý các trang thiết bị, vật tư, tài sản được giao quản lý trong thư viện, phòng học tin 1, phòng làm việc của phòng Đào tạo,… Lập sổ quản lý, theo dõi tài sản theo quy định.
– Giao nhiệm vụ về quản lý, khai thác các trang thiết bị, vật tư, tài sản trong thư viện, phòng học tin 1, phòng làm việc,… phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ của phòng và công tác giảng dạy.
– Đề xuất kế hoạch mua sắm bổ sung, cải tạo, sửa chữa trang thiết bị, vật tư,… hằng năm.
2.14. Quản lý, điều hành đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên thuộc quản lý của phòng
– Phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi thành viên trong phòng và giám sát việc thực hiện đảm bảo tiến độ, chất lượng.
– Giải quyết cho nghỉ phép, nghỉ hè theo quy định của nhà trường.
– Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm đánh giá cán bộ, giáo viên, nhân viên; kiểm tra đánh giá chất lượng giáo viên theo phân cấp của nhà trường.
– Lập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên thuộc quản lý của phòng theo quy định.
2.15. Công tác Công nghệ thông tin
– Quản lý, vận hành hệ thống cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin nhà trường (Mạng WAN, LAN).
– Lập báo cáo về lĩnh vực Công nghệ thông tin gửi cơ quan quản lý theo quy định.
– Phối hợp với các đơn vị đang quản lý, vận hành hệ thống phần mềm, máy chủ, máy trạm đảm bảo an toàn thông tin.
– Công tác an toàn thông tin: Tuân thủ, triển khai đầy đủ các văn bản, quy trình quy định, các biện pháp kỹ thuật của các cơ quan quản lý về an toàn thông tin.
– Xây dựng hồ sơ vận hành, khai thác, hồ sơ an toàn thông tin theo từng cấp độ của từng hệ thống.
– Phối hợp hỗ trợ kỹ thuật về Công nghệ thông tin cho các đơn vị, cá nhân trong Trường.
– Quản lý, sử dụng các phần mềm được giao.
2.16. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Hiệu trưởng.
