- Chức năng:
– Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp lãnh đạo nhà trường về các công tác:
+ Công tác tổ chức nhân sự
+ Công tác hành chính – văn phòng
+ Công tác chế độ, chính sách
+ Công tác Lao động tiền lương
+ Công tác Thi đua tuyên truyền
+ Công tác an ninh trật tự,
+ Công tác Quân sự địa phương
+ Công tác thanh tra, pháp chế
+ Công tác điều hành và quản lý xe
+ Công tác quản lý CB, CNV và tài sản thuộc phòng quản lý
+ Công tác quản trị đời sống, công tác phục vụ, công tác công nghệ thông tin.
– Thực hiện nhiệm vụ, nghiệp vụ chuyên môn của phòng đã được phê duyệt
2. Nhiệm vụ
2.1 Công tác tổ chức, nhân sự
– Xây dựng tổ chức bộ máy của nhà trường theo quy định của EVNNPC và của Nhà nước.
– Lập kế hoạch bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động, tiếp nhận cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong trường;
– Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ Cán bộ, giáo viên.
– Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, bổ nhiệm mới và bổ nhiệm lại cán bộ, luân chuyển cán bộ trong nhà trường.
– Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, chuẩn bị và đề bạt cán bộ, phát hiện, bồi dưỡng và đào tạo cán bộ kế cận.
– Đánh giá nhận xét cán bộ Lãnh đạo quản lý hàng năm
– Quản lý đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường (biên chế và hợp đồng).
– Tổng hợp, đề xuất việc tuyển dụng CB, nhân viên và giáo viên
– Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm của CB, CNV, GV theo tháng, quý, năm.
2.2. Công tác hành chính – văn phòng
– Quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật công văn giấy tờ theo quy định;
+ Quản lý con dấu chặt chẽ, đảm bảo đúng nguyên tắc.
+ Sắp xếp và lưu các loại công văn đi và đến
– Tiếp nhận và phát hành các loại công văn đi và đến, các văn bản nội bộ.
– Phối hợp tổ chức các Hội nghị của nhà trường và của các đơn vị
– Dự thảo, đánh máy, nhân bản các văn bản
– Cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi đường và giải quyết các loại giấy tờ khác được Hiệu trưởng ủy nhiệm;
– Cấp Giấy chứng nhận, thẻ CB,GV, CNV.
– Quản lý phòng truyền thống và các phòng họp được phân công
– Phụ trách công tác lễ tân, đưa đón, tiếp khách đến làm việc với nhà trường;
– Quản lý, điều động và sử dụng các loại ô tô của Trường;
– Quản lý các phòng khách, phòng họp, hội trường;
– Thực hiện các công việc phục vụ thuộc lĩnh vực văn phòng.
2.3. Công tác chế độ, chính sách
– Theo dõi và giải quyết các chế độ chính sách đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên và học sinh – sinh viên;
+ Làm thủ tục hưu trí đối với CBCNV, GV đến tuổi nghỉ hưu
+ Mua BHYT cho HSSV các khóa học
+ Thanh toán công ốm, thai sản cho CBCNV, GV
– Nghiên cứu, phổ biến chế độ chính sách cho CB,GV, NV;
– Phối hợp với thanh tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị có liên quan đến CB, GV, CNV và HSSV toàn trường liên quan đến công tác chế độ chính sách;
– Đảm bảo chế độ, chính sách cho người lao động theo quy định của ngành và của Nhà nước.
– Báo cáo thu nộp và thanh toán BHXH, BHYT, BHTN của CBCNV, GV và BHYT của HSSV theo quy định.
2.4. Công tác Lao động Tiền lương
– Lập kế hoạch Lao động tiền lương hàng năm trình EVNNPC phê duyệt.
– Báo cáo lao động việc làm, thu nhập định kỳ hàng tháng, quý và năm theo quy định của EVNNPC.
– Theo dõi và quản lý việc chấp hành ngày giờ, công lao động, ngày nghỉ lễ, nghỉ phép của CBCNV, GV trong trường.
– Hàng tháng tổng hợp kết quả xét lương và chấm công của các phòng, khoa, xưởng, trung tâm trình Lãnh đạo duyệt.
- Tổng hợp và xét đề nghị nâng bậc lương cho CB, CNV, GV; 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm theo quy định.
- Cân đối lao động trong các đơn vị.
2.5. Công tác Thi đua, tuyên truyền
– Thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng của nhà trường.
+ Chuẩn bị nội dung cuộc họp xét thi đua theo định kỳ và đột xuất.
+ Đề xuất các hình thức khen thưởng, mức khen thưởng cho các cá nhân và tập thể.
– Tổ chức các sự kiện, các ngày lễ lớn của nhà trường và của dân tộc.
+ Chủ trì trong khâu nghi lễ
+ Thực hiện công tác tuyên truyền bằng văn bản và bằng việc treo cờ, băng rôn, khẩu hiệu…
+ Ra văn bản phát động thi đua; sơ, tổng kết mỗi đợt phát động thi đua
– Thường trực trong công tác sơ, tổng kết thi đua.
– Soạn thảo các văn bản đăng ký thi đua hàng năm với cấp trên, báo cáo công tác thi đua với cấp trên theo định kỳ và đột xuất.
2.6. Công tác An ninh trật tự
- Quan hệ và tranh thủ sự chỉ đạo giúp đỡ của Công an huyện Sóc Sơn về công tác xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc.
- Đảm bảo an ninh, trật tự ở cả hai cơ sở nhất là trong các ngày lễ tết, ngày hội lớn của toàn dân.
- Tham gia công tác đảm bảo an ninh trật tự trong quản lý HS – SV
+ Phối hợp với Tổ quản lý HS – SV trong công tác quản lý HS – SV tại ký túc xá
+ Kiểm tra chặt chẽ thẻ HS-SV và thẻ ngoại trú của HS-SV ra vào cổng trường
- Chủ trì tổ chức giao ban rút kinh nghiệm về công tác quản lý, giáo dục học sinh – sinh viên giữa Tổ bảo vệ và Tổ quản lý học sinh – sinh viên.
- Cấp phát và quản lý, kiểm tra thẻ ra vào cổng của các đối tượng vào làm cho các quán dịch vụ và công nhân xây dựng trong trường.
- Có phương án bảo vệ tuần tra canh gác khu gia đình trong các giờ cao điểm để đảm bảo tài sản cho CBCNV.
- Phối kết hợp với chính quyền địa phương nơi trường đóng quân tại cơ sở 1 trong công tác bảo vệ an ninh trật tự,
- Phối hợp với công an địa phương và khu vực cần giải quyết, xử lý các đối tượng là người địa phương gây rối mất trật tự khu vực cổng trường
– Quản lý và thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ;
– Tổ chức thực hiện công tác trực bảo vệ trường 24/24 giờ;
- Thực hiện các hiệu lệnh kẻng về thời gian làm việc và học tập theo quy định
- Sử dụng, khai thác hiệu quả các trang thiết bị, vật tư, tài sản được giao quản lý.
2.7. Công tác Quân sự địa phương
– Lập kế hoạch năm về công tác quân sự :
+ Kế hoạch năm
+ Kế hoạch huấn luyện
+ Kế hoạch tác chiến bảo vệ cơ quan
+ Kế hoạch tổ chức, xây dựng lực lượng
+ Kế hoạch phòng chống cháy nổ, kế hoạch tìm kiếm cứu nạn và phòng chống lụt bão
+ Các văn bản hướng dẫn tổ chức, quán triệt chỉ thị, nghị quyết của cấp trên…
- Quản lý và làm thủ tục đăng ký quân nhân dự bị, nghĩa vụ quân sự, dân quân tự vệ cho CB, GV, CNV trong trường;
- Báo cáo công tác về BCH Quân sự huyện Sóc Sơn và EVNNPC.
- Tham dự hội thao hàng năm do Huyện Sóc Sơn tổ chức
2.8. Công tác Thanh tra pháp chế
- Hàng năm xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch và thực hiện về công tác thanh tra, pháp chế của trường theo quy định hiện hành
- Đề xuất phương án và giải quyết các vụ việc khi có sai phạm trong các lĩnh vực hoạt động của trường.
- Trực tiếp giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo của CBCNV, GV và HSSV trong trường.
- Soạn thảo và đề xuất Hiệu trưởng ban hành các văn bản liên quan công tác thanh tra, pháp chế, công tác phòng chống tham nhũng của trường theo quy định hiện hành.
- Hàng tháng tổ chức thanh tra, kiểm tra các mặt hoạt động trong nhà trường theo sự chỉ đạo của Hiệu trưởng.
- Tham gia thẩm định, rà soát, kiểm tra văn bản, hệ thống hóa văn bản nội bộ trong trường.
- Chủ trì và tham gia với các đơn vị liên quan tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật ; phổ biến các văn bản quy phạm nội bộ của nhà trường cho CBCNV, GV và HSSV.
- Phối hợp với Ban thanh tra nhân dân tham gia các lĩnh vực thẩm quyền
2.9. Công tác điều hành và quản lý xe
- Điều động xe phục vụ CBCNV, GV đi công tác, HSSV viên đi thực tập.
- Viết lệnh điều xe và cấp phát xăng, dầu.
- Kiểm tra bảo dưỡng định kỳ và khám lưu hành xe đúng thời gian quy định.
- Bảo vệ quản lý xe qua đêm của HSSV, phương tiện đi lại liên hệ công tác của khách.
2.10. Công tác quản lý CB, CNV và tài sản thuộc phòng quản lý
– Phân công công việc ở từng bộ phận hợp lý, nhằm đảm bảo hiệu quả công việc
– Phân công lao động hợp lý, phù hợp với trình độ và năng lực của mỗi người
– Kiểm tra, giám sát thường xuyên việc thực hiện công việc đối với các bộ phận chuyên môn để đánh giá hiệu quả công việc.
– Giao các bộ phận quản lý tài sản của đơn vị
– Lập kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ CB, CNV của phòng.
2.11. Công tác chăm sóc y tế và bảo vệ môi trường
– Tổ chức khám chữa bệnh ban đầu cho CB, CNVC, GV và HSSV, giải quyết điều trị kịp thời ngoại trú hoặc giới thiệu lên tuyến trên theo qui định của ngành Ytế, tổ chức việc điều trị ngoại trú tại trạm.
– Mua, cấp thuốc cho cán CB, CNVC, GV và HSSV trong trường kịp thời, thuận lợi. Quản lý thuốc đúng qui định của ngành. Đảm bảo an toàn về dược.
– Lập hồ sơ sức khoẻ cho CB, CNVC, GV và HSSV, xác nhận và cấp giấy nghỉ ốm cho bệnh nhân đúng chế độ.
– Tổ chức khám sức khoẻ hàng năm cho cán CB, CNVC, GV.
– Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ y tế.
– Quản lý và bảo dưỡng tốt cơ sở vật chất, thuốc men và mọi tài sản khác của trạm.
– Quản lý và sử dụng kinh phí khám chữa bệnh đúng qui định của Bảo hiểm xã hội.
– Quản lý công tác vệ sinh môi trường, tổ chức tốt công tác phòng bệnh, phòng dịch, tuyên truyền vận động và xây dựng ý thức giữ gìn vệ sinh phòng chống bệnh dịch, vệ sinh nơi ăn ở và nơi học tập làm việc của CB, CNVC, GV và HSSV đảm bảo môi trường luôn xanh – sạch đẹp.
– Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác vệ sinh an toàn thực phẩm, nghiên cứu đề xuất những biện pháp cụ thể, kịp thời hữu hiệu phòng chống ngộ độc ăn uống đối với các quán dịch vụ.
– Phối hợp với phòng Quản lý HSSV triển khai các biện pháp cụ thể phòng chống dịch bệnh như phun thuốc diệt muỗi, diệt chuột và côn trùng… vệ sinh môi trường. Phối hợp với cơ quan Y tế cấp trên kịp thời phát hiện, khoanh vùng và tiêu diệt các ổ dịch bệnh, không để lây lan.
3. NHIỆM VỤ CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH
3.1 Trưởng phòng Tổ chức Hành chính
– Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về việc chỉ đạo mọi hoạt động của đơn vị theo nhiệm vụ đã được phân công.
– Trực tiếp phụ trách công việc sau:
+ Phân công, điều hành công việc và giám sát thực hiện công việc của Phó trưởng phòng và công nhân viên, giáo viên thuộc phòng.
+ Xem xét giải quyết 01 ngày phép cho giáo viên, công nhân viên thuộc phòng.
+ Tổng hợp, duyệt mức lương kỳ 2 và bảng chấm công của đơn vị
+ Phụ trách công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, kiểm điểm đánh giá công nhân viên trong phòng và đánh giá cán bộ theo phân cấp của nhà trường.
+ Chủ trì xây dựng kế hoạch, chương trình bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ cho đội ngũ công nhân viên của đơn vị
+ Tổ chức thực hiện công tác kiểm định chất lượng giáo dục nghề nghiệp của đơn vị theo kế hoạch tự kiểm định hàng năm của nhà trường
+ Quản lý lao động của đơn vị, có đề xuất các giải pháp sắp xếp lao động cho phù hợp trong từng giai đoạn.
+ Chỉ đạo và thực hiện công tác tổ chức nhân sự, bộ máy, lao động tiền lương.
+ Thừa lệnh Hiệu trưởng ký ban hành và trực tiếp giải quyết các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công
3.2. Phó Trưởng phòng Tổ chức hành chính:
– Theo dõi, chỉ đạo công tác hành chính văn phòng, công tác phục vụ, công tác an ninh trật tự…
– Thừa lệnh Hiệu trưởng ký thay trưởng phòng các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
– Phụ trách các công tác:
+ Công tác Văn phòng
+ Công tác chế độ, chính sách
+ Công tác an ninh trật tự
+ Công tác Thi đua, tuyên truyền
+ Công tác Quân sự địa phương
+ Công tác Thanh tra, pháp chế
+ Quản lý tài sản, phương tiện (xe ô tô) thuộc phòng quản lý.
TRUYẾN THỐNG VÀ CÁC THÀNH TÍCH ĐẠT ĐƯỢC
Mặc dù đám nhiệm nhiều lĩnh vực công việc, nhưng tập thể cán bộ, nhân viên phòng Tổ chức Hành chính đã cố gắng phát huy tinh thần trách nhiệm, làm tốt công việc được giao. Những thành tích đạt được như sau:
– Bằng khen của Bộ Công Thương năm 2007, 2009, 2011.
– Bằng khen của Tập đoàn Điện lực Việt Nam năm 2008, 2010.
– Bằng khen Tập đoàn Điện lực Việt Nam năm 2010 về công tác lao động tiền lương.
– Danh hiệu thi đua “Tập thể lao động xuất sắc” Bộ Công Thương năm 2011.
– Danh hiệu thi đua “Tập thể lao động xuất sắc” Tập đoàn Điện lực Việt Nam năm 2012.
