“Chuyển đổi số” là đề án quốc gia, là chủ đề năm 2021 của Tập đoàn Điện lực quốc gia Việt Nam và được bà Đỗ Nguyệt Ánh – Chủ tịch hội đồng thành viên Tổng Công ty Điện lực miền Bắc khẳng định “là một dự án mang tính chiến lược” của Tổng Công ty Điện lực miền Bắc, do vậy, đây cũng là nhiệm vụ thường trực, nhiệm vụ trọng tâm năm 2011 của mỗi đơn vị trong Tổng công ty, trong đó có trường Cao đẳng Điện lực miền Bắc.
Từ ngày 19/5/2021, Trường Cao đẳng Điện lực miền Bắc đã ra văn bản số 224/NEPC-ĐT nhằm triển khai đến toàn bộ các đơn vị (phòng/khoa/trung tâm), các cán bộ nhân viên, giáo viên nhà trường về chương trình chuyển đổi số trong công tác quản lý và đào tạo của nhà trường.
Cũng từ đó, mặc dù tình hình dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp nhưng dường như tạo thêm lực đẩy mạnh mẽ hơn trong công cuộc chuyển đổi số của toàn xã hội nói chung và trường Cao đẳng Điện lực miền Bắc nói riêng. Thời gian làm việc, giảng dạy trực tuyến để ứng phó với dịch bệnh là bước khởi đầu, bước trải nghiệm ứng dụng công nghệ 4.0 đối với toàn thể CBNV, giáo viên nhà trường. Chính vì vậy, tính đến nay, với sự đồng lòng của tập thể, nhà trường đã đạt được những kết quả bước đầu.
Thứ nhất, trong công tác đào tạo, quản lý học sinh sinh viên: Nhà trường vừa nhận chuyển giao và đưa vào vận hành phần mềm quản lý đào tạo. Đây là bước đầu của việc chuyển đổi số công tác đào tạo nhưng cũng là bước ngoặt lớn trong quy trình quản lý đào tạo của nhà trường. Với phần mềm này, mọi mặt liên quan đến đào tạo đều đã được chuyển đổi, được số hóa: từ danh sách, thông tin học sinh sinh viên, giảng viên; thời khóa biểu; xét điều kiện dự thi; kết quả học tập; điểm thi; các thông báo; các chương trình, kế hoạch đào tạo; đến các vấn đề liên quan đến tài chính của học sinh sinh viên như kinh phí đào tạo, phí phòng ở ký túc xá v.v…
Giao diện chính của phần mềm quản lý đào tạo của nhà trường
Đối với việc giảng dạy, mục tiêu đặt ra của nhà trường là tới hết năm 2022 sẽ đưa hệ thống E-learning vào vận hành để giảng dạy cho ngành nghề Quản lý vận hành, sửa chữa đường dây và trạm biến áp có điện áp 110kV trở xuống và các chuyên đề bồi dưỡng nâng cao, sửa chữa lưới điện đang vận hành; vệ sinh cách điện lưới điện đang mang điện. Để thực hiện mục tiêu đó, hiện nay, nhà trường đang triển khai xây dựng các bài giảng E-learning cho tất cả các môn học/mô đun thuộc phạm vi nêu trên và cho thí điểm ghi hình một số bài giảng mẫu. Các nhà giáo được tập huấn cách thức xây dựng bài giảng E-learning để trực tiếp xây dựng bài giảng của đơn vị mình quản lý. Ngoài ra, nhà trường còn đặc biệt chú trọng việc xây dựng và số hóa các bài giảng mô phỏng 3D với các nội dung phức tạp, khó quan sát trên thực tế, chẳng hạn như một số nội dung trong chuyên đề lắp đặt cáp ngầm, sửa chữa lưới điện đang vận hành, bảo dưỡng sửa chữa máy biến áp…
Tập huấn và triển khai ghi hình bài giảng mẫu
Thứ hai, trong công tác tổ chức hành chính (TCHC):
Phòng TCHC nhà trường đã chuẩn hoá, thực hiện cập nhật, quản lý và sử dụng dữ liệu trên phần mềm HRMS; triển khai rà soát tổng thể các nghiệp vụ trong lĩnh vực tổ chức và nhân sự để số hoá các quy trình, nghiệp vụ trong các lĩnh vực công tác do phòng phụ trách; chuẩn hoá, điện tử hoá biểu mẫu báo cáo.
Bên cạnh đó, trong công tác văn phòng, cùng với các đơn vị trong tổng Công ty, phòng TCHC nhà trường đã ứng dụng và khai thác có hiệu quả các phần mềm, chương trình và đang dần số hóa các lĩnh vực chuyên môn, số hóa các dữ liệu lưu trữ và triển khai áp dụng “Văn phòng điện tử” D-office. Qua D-office, toàn thể cán bộ nhân viên, giáo viên nhà trường có thể nhận thông báo, lịch làm việc tuần, báo cáo công việc cũng như lập hồ sơ công việc… Ngoài ra, việc ký số văn bản cũng đã được nhà trường triển khai thực hiện, nhờ đó, quy trình phát hành văn bản được kịp thời, chính xác và mang lại hiệu quả cao hơn.
Cán bộ phòng Tổ chức Hành chính nhà trường thao tác xử lý văn bản trên D-office
Thứ ba, trong công tác kế hoạch tài chính:
Phòng KHTC của nhà trường hiện nay đang áp dụng phần mềm ERP, điều này giúp cho dữ liệu được liên kết, giảm thời gian nhập liệu… Đồng thời, các cán bộ nhân viên trong phòng và các đơn vị liên quan cũng đã được tập huấn các quy trình số hóa trong công tác tài chính kế hoạch, bao gồm các quy trình về cấp phát, quy trình hợp đồng, quy trình mua sắm, quy trình giải ngân… Việc số hóa các quy trình sẽ giúp giảm thời gian luân chuyển, kiểm soát, ký các loại chứng từ mà không giới hạn về không gian và thời gian; giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ chứng từ được thuận tiện và nhanh chóng.
Nhân viên phòng KHTC làm việc với phần mềm ERP
Đó là những kết quả bước đầu trong công tác chuyển đổi số tại Trường Cao đẳng Điện lực miền Bắc. Những kết quả này tuy chưa nhiều nhưng cũng đã góp phần giúp cho cán bộ nhân viên, giáo viên nhà trường làm việc chuyên nghiệp hơn, nâng cao hiệu quả trong quản lý, tăng năng suất lao động. Đặc biệt, chúng củng cố thêm niềm tin của tất cả mọi người vào chủ trương, kế hoạch thực hiện chuyển đổi số của nhà trường nói riêng và Tổng Công ty Điện lực miền Bắc, Tập đoàn Điện lực Việt Nam nói chung. Với niềm tin đó, tin chắc rằng công tác chuyển đổi số của nhà trường, của Tổng công ty sẽ đạt được mục tiêu đề ra theo kế hoạch.
Tổ Truyền thông NEPC.
